📌 Este artículo responde a las siguientes preguntas:
- ¿Cómo configuro un correo electrónico automático que se envíe antes de la llegada de mis clientes?
- ¿Cómo personalizar el contenido del correo electrónico previo a la estancia (acceso, normas, instrucciones)?
- ¿Cuántos días antes de la llegada puedo enviar el correo electrónico automático?
- ¿Funciona el correo electrónico automático también para las reservas de Airbnb y Booking?
¿Por qué es importante?
El correo electrónico previo a la estancia es una herramienta muy útil para:
Tranquilizar a tus clientes: confirma la información clave (dirección, código de acceso) para disipar cualquier inquietud.
Preparar la bienvenida: anticipa las necesidades (hora de llegada, peticiones específicas).
Aumentar tus ingresos: es el momento ideal para ofrecer tus opciones y servicios adicionales (desayuno, alquiler de bicicletas, etc.).
Ahorrar tiempo: automatiza las respuestas a las preguntas más frecuentes.
Sigue estos pasos
Paso 1: Accede a los mensajes automáticos
Para empezar a configurar tus mensajes automáticos:
En el menú principal de la izquierda de la pantalla, ve a la sección «Marketing».
Haz clic en la pestaña «Mensajes personalizados».
Haz clic en el botón «Crear un mensaje automático», situado en la parte superior derecha de la pantalla.
Paso 2: Crea tu plantilla de mensaje previo a la estancia
Selecciona el tipo de mensaje «Antes de la estancia».
Introduce un nombre para tu plantilla, para poder identificarla rápidamente en la interfaz de tu alojamiento.
Haz clic en el botón «Crear».
Paso 3: Programa la hora de envío
Configura el envío de tu mensaje automático para informar a tus clientes antes de su estancia:
Selecciona el número de días antes de la llegada (por ejemplo: 3 días antes).
Define la hora exacta de envío.
Estos ajustes te permiten enviar la información necesaria en el momento ideal para facilitar la bienvenida en tu alojamiento.
Paso 4: Configurar los parámetros del correo electrónico
Define los datos de identificación de tu mensaje para tus clientes:
Asunto del correo electrónico: Introduce el título de tu mensaje tal y como aparecerá en la bandeja de entrada.
Nombre del remitente: Introduce el nombre que identifica al autor del mensaje.
💡 Consejo: Utiliza el nombre de tu establecimiento como remitente para que tus clientes te reconozcan de inmediato.
Paso 5: Personaliza el tratamiento de tus clientes
Elige cómo te diriges a tus clientes en los correos electrónicos automáticos enviados por elloha.
Nombre: para dar un tono más cercano.
Nombre y apellidos: para un tono más formal y profesional.
Sin tratamiento: para una comunicación neutra.
💡 Consejo: Adapta esta configuración según el posicionamiento de tu alojamiento para armonizar tus comunicaciones desde el primer contacto.
Paso 6: Selecciona las ofertas correspondientes
Determina a qué servicios se aplica el envío de este mensaje:
Selecciona una o varias ofertas para las que sea pertinente el envío.
Adapta la información en función del tipo de estancia reservada por tus clientes.
💡 Consejo: Al centrarte en servicios específicos, transmites información precisa (instrucciones de acceso, equipamientos especiales) adaptada a cada alojamiento.
Paso 7: Redacta y personaliza tu mensaje
Configura el contenido de tu correo electrónico y define sus parámetros de gestión.
Escribe tu texto en el campo de redacción correspondiente.
Utiliza las opciones de formato para estructurar y organizar tu mensaje.
Introduce la dirección de correo electrónico en la que quieres recibir las respuestas de tus clientes.
Asigna un nombre a tu plantilla para identificarla fácilmente en tu configuración.
Anticípate a las necesidades de tus huéspedes incluyendo información práctica, como las condiciones de acceso o los horarios de llegada a tu alojamiento.
Paso 8: Previsualizar tu correo electrónico
Utiliza la vista previa que aparece en pantalla para comprobar el resultado final de tu mensaje antes de enviarlo.
Esta vista previa te permite comprobar:
El asunto del mensaje.
El contenido y el formato del texto.
Tus datos de contacto.
💡 Consejo: Vuelve a leer atentamente estos elementos para asegurarte de que sean claros antes de proceder a la publicación.
Paso 9: Guarda tu plantilla
Una vez que hayas terminado de escribir, confirma los cambios para que el mensaje esté listo:
Haz clic en el botón «Guardar».
Tu plantilla se guarda y queda inmediatamente lista para que la utilicen tus clientes.
Puedes volver a esta plantilla en cualquier momento para modificar su contenido según tus necesidades.
Paso 10: Consulta el historial de tus mensajes enviados
Consulta la pestaña «Mensajes enviados» para acceder al resumen completo de tus comunicaciones con tus clientes.
En esta sección podrás ver:
La fecha de envío de cada correo electrónico.
El número de expediente asociado a la comunicación.
El estado del envío (para confirmar que se ha transmitido correctamente).
Utilice este historial para mantener un registro fiable de sus comunicaciones y comprobar en cualquier momento que sus clientes han recibido correctamente la información sobre su estancia.
Lleve la experiencia del cliente un paso más allá
Tu relación con el cliente no termina con la reserva. Puedes crear otros mensajes automáticos para acompañar el recorrido de tus viajeros:
Antes de la estancia: para enviar el folleto de bienvenida o los códigos de acceso.
Después de la salida: para solicitar una valoración u ofrecer un código de fidelidad.
En caso de error de pago: para ayudar al cliente a finalizar su reserva sin estrés.
💡 Consejo: ¿Recibes a viajeros de todo el mundo? Utiliza la función de traducción para que tu mensaje de bienvenida se lea en el idioma de tus huéspedes.
A tener en cuenta
El envío automático te libera de tareas repetitivas y, al mismo tiempo, cuida tu relación con el cliente.
Un correo electrónico previo a la estancia bien estructurado reduce los imprevistos el día de la llegada.
Puedes adaptar este método para dar las gracias a tus clientes tras su salida y pedirles una valoración positiva.