📌 Este artículo responde a las siguientes preguntas:
¿Cómo cambiar las fechas de una estancia sin crear confusión al cliente?
¿Cómo evitar el envío de varios correos automáticos durante el proceso?
¿Cómo modificar una reserva que ya contiene pagos registrados?
¿Cómo cancelar parcialmente los servicios anteriores tras haber añadido las nuevas fechas?
¿Por qué es importante?
Cuando un cliente desea cambiar las fechas de su estancia, es necesario realizar varias operaciones sucesivas en el expediente. Si no se toman las precauciones adecuadas, cada acción puede activar un correo electrónico automático, lo que genera confusión. Este procedimiento te permite gestionarlo todo entre bastidores, con una única comunicación controlada al final del proceso.
⚠️ Este método es imprescindible cuando el expediente ya contiene pagos registrados.
Paso 1: Accede a la reserva y desactiva las notificaciones automáticas
Para modificar una reserva sin enviar notificaciones automáticas a tu cliente, sigue estos pasos:
Ve al menú «Reservas» y abre el expediente correspondiente.
Copia la dirección de correo electrónico de tu cliente.
Pega esta dirección en la pestaña «Comentarios» del expediente para guardarla.
Elimina la dirección de correo electrónico del campo «Destinatario» en la ficha del cliente.
💡 Consejo: Al eliminar temporalmente la dirección de correo electrónico, se suspende el envío de mensajes automáticos mientras realizas los cambios. No olvides volver a introducirla al finalizar la operación.
Paso 2: Añade el nuevo servicio y las fechas de la estancia
Haz clic en «Añadir una estancia o un alojamiento adicional».
Selecciona tu alojamiento e introduce las nuevas fechas de estancia.
Comprueba tus tarifas y, a continuación, haz clic en «Guardar».
⚠️ Atención: Si el servicio no aparece, comprueba la disponibilidad de tu alojamiento en tu calendario.
El expediente de reserva incluye ahora tanto los servicios anteriores como los nuevos, y el importe total se recalcula automáticamente.
Paso 3: Cancelar parcialmente los servicios iniciales
Sigue estos pasos para eliminar las fechas anteriores de la reserva sin que se te cobren gastos adicionales:
Haz clic en el botón «Cancelar la reserva».
Selecciona el motivo de la solicitud (por ejemplo: a iniciativa del cliente).
Elige la opción «Cancelación parcial».
Marca la casilla «Eximo al cliente de los gastos de cancelación».
Marque únicamente los servicios correspondientes a las fechas iniciales.
Comprueba el resumen: los gastos deben ser de 0 €, el importe ya cobrado se mantiene y el saldo restante se actualiza.
Haga clic en «Confirmo la cancelación».
⚠️ Atención: asegúrate de seleccionar únicamente los servicios anteriores. No marques las nuevas fechas añadidas en el paso 2.
Paso 4: Restablecer la dirección de correo electrónico del cliente e informarle
Recupere la dirección de correo electrónico que figura en el campo «Comentario interno».
Vuelve a introducirla en el campo «Destinatario».
Desde la pestaña «Documentos», envía el vale actualizado a tu cliente.
Paso 5: Comprobar el saldo contable
Una vez registradas las modificaciones de la estancia, asegúrate de que el saldo de la reserva sea correcto:
Si la tarifa no cambia: comprueba que no quede ningún importe pendiente de pago por parte de tu cliente.
Si la nueva estancia es más cara: cobra el importe adicional directamente o envía un enlace de pago seguro a tu cliente.
Si la nueva estancia es más barata: realiza un reembolso parcial de la diferencia, de acuerdo con tus condiciones de venta.
💡 Consejo: No olvides comprobar el estado de los pagos en la pestaña «Contabilidad» del expediente de la reserva para evitar cualquier error de facturación.
A tener en cuenta
Añade antes de eliminar: esta es la clave para conservar el historial de tus cobros.
La cancelación debe ser parcial: elimina solo los servicios anteriores.
Un único correo electrónico final: envía el bono actualizado para garantizar una comunicación clara y profesional.