📌 Cet article répond à ces questions :
- Comment activer l'assurance annulation Safebooking sur mon moteur de réservation elloha ?
- Comment fonctionne l'assurance annulation Safebooking pour mes clients ?
- L'assurance annulation est-elle proposée automatiquement lors de la réservation ?
- Quels sont les cas couverts par l'assurance annulation Safebooking ?
Pourquoi est-ce essentiel pour votre activité ?
Intégrer une solution d'assurance comme Safebooking transforme l'expérience de réservation sur votre site :
Boostez vos réservations directes : Le voyageur se sent en confiance et valide son séjour plus facilement.
Protégez votre temps : Fini les négociations pénibles pour des remboursements en direct ; l'assureur prend le relais.
Affirmez votre professionnalisme : Vous proposez un service haut de gamme, digne des plus grandes plateformes, tout en restant maître de vos propres conditions de vente.
Ce que verront vos clients
Comment fonctionne Safebooking pour vos clients ?
Step 1 : Affichage de l'assurance sur votre moteur de réservation
Dès que votre moteur de réservation est configuré en français, l'assurance Safebooking est proposée par défaut à vos voyageurs.
Le client sélectionne son séjour sur votre moteur de réservation.
L’option d'assurance s'affiche automatiquement lors du récapitulatif de la réservation.
Votre client choisit de souscrire ou non à cette protection avant de procéder au paiement final.
❗️ Important : L'assurance ne s'affiche pas si vous utilisez le mode "Confirmation différée". Elle est réservée aux réservations confirmées immédiatement pour garantir une protection instantanée.
Step 2 : Validation de la réservation et de l'assurance
Une fois le règlement effectué par votre client, le processus d'affiliation s'automatise :
Le client confirme le paiement de son séjour et de la prime d'assurance.
Le montant de l'assurance est directement transmis à Safebooking.
💡 Astuce : Si votre client souhaite souscrire à l'assurance après la validation de son séjour, invitez-le à contacter directement Safebooking :
Par e-mail : [email protected]
Via le site : www.declare.fr
Attention : La souscription tardive est étudiée au cas par cas par l'assureur. elloha n'intervient pas dans cette décision et le résultat n'est pas garanti.
Step 3 : Envoi du contrat d'assurance au client
Dès que le paiement est validé, le système gère automatiquement l'envoi des documents :
Votre client reçoit son contrat d'assurance directement par e-mail.
Le message inclut l'ensemble des conditions générales détaillées.
Le processus est intégralement automatisé. Vous n'avez aucune action manuelle à effectuer sur votre planning ou votre compte.
Comment gérer une annulation avec Safebooking ?
Step 1 : Préparer l'annulation dans elloha
Traitez l'annulation directement depuis votre interface elloha dès que votre client vous en fait la demande.
⚠️ Attention : Annulation à votre initiative
L'assurance Safebooking couvre uniquement les imprévus rencontrés par vos clients. Si vous annulez le séjour (fermeture, travaux, etc.) :
L'assurance Safebooking ne peut pas être activée.
Votre responsabilité contractuelle s'applique : vous devez rembourser les sommes perçues conformément à la réglementation.
La prime d'assurance versée à Safebooking n'est pas remboursable.
En cas de litige ou de situation complexe, invitez vos clients à contacter directement le support Safebooking pour obtenir une assistance.
Avant de valider définitivement l'opération, effectuez les actions suivantes :
Obtenez une confirmation écrite de la part de votre client.
Téléchargez le voucher (bon de réservation) au format PDF.
Sauvegardez les informations clés du dossier de réservation.
Calculez et appliquez les frais d'annulation prévus dans vos Conditions Générales de Vente (CGV).
⚠️ Attention : Une fois l'annulation validée dans elloha, certaines données du dossier ne seront plus accessibles. Assurez-vous d'avoir téléchargé tous les documents nécessaires avant de confirmer l'action.
Step 2 : Annuler le dossier de réservation
L'annulation d'un dossier permet de libérer immédiatement vos disponibilités dans votre planning pour de nouvelles réservations.
Rendez-vous dans le menu Réservations.
Sélectionnez le dossier concerné.
Cliquez sur l'option d'annulation.
Indiquez le montant des frais à appliquer selon vos conditions de vente.
Validez l'opération pour mettre à jour votre calendrier.
💡 Astuce : Vous pouvez conserver tout ou partie des sommes déjà encaissées (par exemple, un acompte de 30 %) en ajustant manuellement le montant des frais lors de la validation. Pour l'annulation du dossier de réservation vous pouvez consulter l'article dédié.
Step 3 : Envoyer la facture des frais d'annulation
Une fois l'annulation enregistrée, transmettez le justificatif comptable à votre client :
Éditez une facture indiquant précisément le montant des frais d'annulation conservés.
Adressez ce document à votre voyageur pour lui permettre de constituer son dossier de demande de remboursement auprès de Safebooking.
💡 Astuce : Votre rôle consiste uniquement à fournir les justificatifs nécessaires. Le traitement du dossier et le versement de l'indemnisation sont gérés directement par l'assureur.
❗️Important : Gérer l'absence d'un client (no-show)
Lorsqu'un client ne se présente pas à votre hébergement, suivez ces étapes pour régulariser son dossier :
Traitez le no-show comme une annulation classique.
Appliquez les frais prévus par vos Conditions Générales de Vente (CGV).
Transmettez la facture des frais retenus à votre client.
⚠️ Si votre client invoque un motif légitime (maladie, accident, etc.), il doit constituer lui-même son dossier de remboursement auprès de Safebooking. Seul l'assureur décide de l'indemnisation ; votre rôle consiste uniquement à fournir la facture des frais à votre client.
Step 4 : Inviter votre client à contacter l'assurance
Une fois l'annulation validée dans votre planning, votre client doit déclarer son sinistre directement auprès de Safebooking :
En ligne : www.declare.fr
Par e-mail : [email protected]
Par courrier : Gritchen Affinity – Service sinistre, 27 rue Charles Durand – CS 70139, 18021 Bourges Cedex
📌 Bon à savoir : Une fois votre client orienté vers Safebooking, elloha n'a aucune visibilité sur l'avancement de son dossier sinistre. Si votre client vous relance pour savoir où en est son remboursement, redirigez-le directement vers Safebooking via www.declare.fr où il peut suivre l'état de sa déclaration en ligne. Le site est le moyen recommandé pour transmettre les justificatifs et suivre l’avancement du dossier.
À retenir
L'assurance sécurise vos réservations directes sur votre moteur elloha.
Elle est disponible pour les moteurs configurés en français.
Elle ne s'applique pas aux réservations provenant des sites comme Booking ou Airbnb (OTAs).
Vos conditions de vente restent souveraines : l'assurance intervient pour rembourser ce que vous, vous conservez.