Pourquoi c'est important ?
Le mail pré-séjour est un outil puissant pour :
Rassurer vos clients : Confirmez les informations clés (adresse, code d'accès) pour lever toute appréhension.
Préparer l'accueil : Anticipez les besoins (heure d'arrivée, demandes spécifiques).
Booster vos revenus : C'est le moment idéal pour proposer vos options et services additionnels (petit-déjeuner, location de vélos, etc.).
Gagner du temps : Automatisez les réponses aux questions récurrentes.
Suivez le pas-à-pas
Step 1 : Accéder aux messages automatiques
Pour commencer la configuration de vos envois automatisés :
Dans le menu principal à gauche de votre écran, rendez-vous dans la rubrique Marketing.
Cliquez sur l'onglet Messages personnalisés.
Cliquez sur le bouton Créer un message automatique situé en haut à droite de votre écran.
Step 2 : Créez votre modèle de message pré-séjour
Sélectionnez le type de message Pré-séjour.
Saisissez un Nom pour votre modèle afin de l'identifier rapidement dans l'interface de votre hébergement.
Cliquez sur le bouton Créer.
Step 3 : Planifiez le moment d’envoi
Configurez le déclenchement de votre message automatique pour informer vos clients avant leur séjour :
Sélectionnez le nombre de jours précédant l'arrivée (par exemple : 3 jours avant).
Définissez l'heure précise de l'envoi.
Ces paramètres vous permettent de transmettre les informations nécessaires au moment idéal pour faciliter l'accueil dans votre hébergement.
Step 4 : Configurer les paramètres de l'e-mail
Définissez les informations d'identification de votre message pour vos clients :
Objet de l'e-mail : Saisissez l'intitulé de votre message tel qu'il apparaîtra dans la boîte de réception.
Nom de l'expéditeur : Renseignez le nom qui identifie l'auteur de l'envoi.
💡 Astuce : Utilisez le nom de votre établissement comme expéditeur pour être immédiatement identifié par vos clients.
Step 5 : Personnalisez la dénomination de vos clients
Choisissez la manière dont vos clients sont interpellés dans les e-mails automatiques envoyés par elloha.
Prénom : pour privilégier la proximité.
Prénom et Nom : pour un ton plus formel et professionnel.
Aucune dénomination : pour une communication neutre.
💡 Astuce : Adaptez ce réglage selon le positionnement de votre hébergement afin d'harmoniser vos échanges dès le premier contact.
Step 6 : Sélectionnez les offres concernées
Déterminez à quelles prestations s'applique l'envoi de ce message :
Sélectionnez une ou plusieurs offres pour lesquelles l'envoi est pertinent.
Adaptez vos informations en fonction du type de séjour réservé par vos clients.
💡 Astuce : En ciblant des prestations spécifiques, vous transmettez des informations précises (consignes d'accès, équipements particuliers) adaptées à chaque hébergement.
Step 7 : Rédigez et personnalisez votre message
Configurez le contenu de votre e-mail et définissez ses paramètres de gestion.
Saisissez votre texte dans le champ de rédaction dédié.
Utilisez les options de mise en forme pour structurer et organiser votre message.
Renseignez l'adresse e-mail destinée à recevoir les réponses de vos clients.
Attribuez un nom à votre modèle pour l'identifier facilement dans vos réglages.
Anticipez les besoins de vos voyageurs en incluant des informations pratiques telles que les modalités d'accès ou les horaires d'arrivée à votre hébergement.
Step 8 : Prévisualiser votre e-mail
Utilisez l'aperçu affiché à l'écran pour contrôler le rendu final de votre message avant son envoi.
Cet aperçu vous permet de vérifier :
L'objet du message.
Le contenu et la mise en forme du texte.
Vos informations de contact.
💡 Astuce : Relisez attentivement ces éléments pour vous assurer de leur clarté avant de passer à la publication.
Step 9 : Enregistrez votre modèle
Une fois votre saisie terminée, validez vos modifications pour rendre le message opérationnel :
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Votre modèle est sauvegardé et immédiatement prêt à être utilisé pour vos clients.
Vous pouvez revenir sur ce modèle à tout moment pour modifier son contenu selon vos besoins.
Step 10 : Suivre l'historique de vos messages envoyés
Consultez l'onglet Messages envoyés pour accéder au récapitulatif complet de vos échanges avec vos clients.
Cet espace vous permet de visualiser :
La date d'envoi de chaque e-mail.
Le numéro de dossier associé à la communication.
Le statut de l'envoi (pour confirmer la bonne transmission).
Utilisez cet historique pour garder une trace fiable de vos échanges et vérifier à tout moment que vos clients ont bien reçu leurs informations de séjour.
Allez plus loin dans l'expérience client
Votre relation client ne s'arrête pas à la réservation. Vous pouvez créer d'autres messages automatiques pour ponctuer le parcours de vos voyageurs :
Avant le séjour : Pour envoyer le livret d'accueil ou les codes d'accès.
Après le départ : Pour solliciter un avis ou offrir un code de fidélité.
En cas d'erreur de paiement : Pour aider le client à finaliser sa réservation sans stress.
💡 Astuce : Vous accueillez des voyageurs du monde entier ? Utilisez la fonctionnalité de traduction pour que votre message de bienvenue soit lu dans la langue de vos invités.
À retenir
L'envoi automatisé vous libère des tâches répétitives tout en soignant votre relation client.
Un mail pré-séjour bien structuré réduit les imprévus le jour de l'arrivée.
Vous pouvez décliner cette méthode pour remercier vos clients après leur départ et solliciter un avis positif.